Construyendo un sitio web para un cliente es emocionante, especialmente cuando el proyecto llega a su fin y usted está listo para entregar los archivos del proyecto a su cliente. En esta coyuntura crítica del proyecto, hay muchas formas de entregar el sitio final. También hay algunos pasos en falso que puede dar, que convertirían un buen proceso de proyecto en un compromiso fallido.
Defina el mecanismo de entrega que utilizará para un proyecto en el contrato. Esto asegura que no haya dudas sobre cómo entregará los archivos a sus clientes una vez que complete el sitio.
Enviar archivos por correo electrónico
El correo electrónico es el método más sencillo para enviar archivos de su disco duro a su cliente. Todo lo que necesita es que tenga un cliente de correo electrónico y una dirección de correo electrónico válida. Para la mayoría de los sitios web con una variedad de páginas, así como archivos externos como imágenes, Hojas de estilo CSSy archivos Javascript, necesitará un programa para comprimir esos archivos en una carpeta comprimida que luego puede enviar por correo electrónico al cliente.
A menos que el sitio sea masivo con innumerables imágenes o archivos de video, este proceso debería brindarle un archivo final que sea pequeño suficiente para enviar de forma segura por correo electrónico (es decir, uno que no sea tan grande como para ser marcado y bloqueado por filtros de spam).
Hay varios problemas posibles al enviar un sitio web por correo electrónico:
- Es posible que los clientes no lo sepan cómo subir los archivos a su servidor web, cómo separar los archivos del correo electrónico o dónde colocar los archivos cuando lo hagan.
- Algunos servidores de correo electrónico consideran HTML archivos (y en ocasiones archivos ZIP) como potencialmente dañinos y pueden eliminar los archivos adjuntos del mensaje. Esto es especialmente cierto cuando se adjuntan archivos JavaScript.
- El correo electrónico es inseguro. Si el HTML contiene datos confidenciales, los piratas informáticos podrían verlo cuando lo envíe.
- Páginas dinámicas como PHP o guiones como CGI podría requerir que se realicen cambios en el servidor en vivo para que funcione correctamente, y es posible que sus clientes no sepan cómo hacerlo.
Utilice el correo electrónico para entregar sitios únicamente cuando sepa que el cliente comprende qué hacer con los archivos que envía. Por ejemplo, cuando trabaja como subcontratista para un equipo de diseño web, puede enviar los archivos por correo electrónico a la empresa que lo contraté ya que sabe que los archivos serán recibidos por personas que tengan conocimiento y que entiendan cómo manejar el archivos. De lo contrario, cuando se trata de profesionales que no pertenecen a la web, considere uno de los métodos siguientes.
Acceda al sitio en vivo
Proporcionar el sitio en vivo es a menudo la forma más efectiva de entregar archivos a sus clientes, al no entregar los archivos en absoluto. En su lugar, coloque las páginas finalizadas directamente en su sitio web en vivo mediante FTP. Una vez que el sitio web esté terminado y aprobado por su cliente en una ubicación diferente (como un directorio oculto en el sitio u otro sitio web), muévalo en vivo usted mismo.
Otra forma de hacer esto es crear el sitio en una ubicación (probablemente en un servidor Beta que use para el desarrollo) y luego, cuando esté activo, cambie la entrada DNS del dominio para que apunte al nuevo sitio.
Este método es útil cuando los clientes no tienen mucho conocimiento sobre cómo crear sitios web o cuando crean sitios web dinámicos. aplicaciones con PHP o CGI y debe asegurarse de que los scripts del sitio funcionen correctamente en vivo ambiente.
Si tiene que mover los archivos de una ubicación a otra, es una buena idea comprimir los archivos como lo haría para la entrega por correo electrónico. Tener FTP de servidor a servidor (en lugar de bajar a su disco duro y luego hacer una copia de seguridad en el servidor en vivo) también puede acelerar las cosas.
Los problemas con este método incluyen:
- Los clientes no siempre quieren proporcionar acceso a su sitio a autónomos, por lo que es posible que tenga algunas dudas cuando solicite acceso al sitio.
- Algunos sitios web están construidos detrás de un firewall y es posible que los autónomos no puedan acceder a esos sitios.
- Los clientes pueden sentir que usted debería estar disponible para soporte y mantenimiento adicional más allá de lo que está en su contrato porque ahora tiene acceso a su sitio.
- Al construir o cambiar solo una parte del sitio, cualquier error puede causar problemas para el resto del sitio, y eso puede convertirse rápidamente en su problema, ya sea que haya causado el problema o no.
Este es el método preferido para entregar archivos cuando se trata de clientes que no conocen HTML o diseño web. Ofrecer buscar el alojamiento para el cliente como parte del contrato le permite acceder al sitio mientras lo desarrolla. Luego, cuando el sitio esté completo, bríndeles la información de la cuenta. Sin embargo, siempre haga que los clientes manejen el final de la facturación del alojamiento, nuevamente como parte del contrato, para que no tenga que pagar por el alojamiento después de completar el diseño.
Herramientas de almacenamiento en línea
Hay muchas herramientas de almacenamiento en línea que pueden almacenar sus datos o realizar copias de seguridad de su disco duro. También puede utilizar muchas de estas herramientas como sistema de entrega de archivos. Herramientas como Dropbox facilitan la colocación de archivos en la web y luego brindan a sus clientes una URL para descargar los archivos.
Dropbox también te permite usar el servicio como una forma de alojamiento web al señalar los archivos HTML en la carpeta pública, para que puedas usarlo como un lugar de prueba para documentos HTML simples. Este método es adecuado para clientes que entienden cómo mover los archivos terminados a su servidor en vivo. Sin embargo, no funcionará tan bien con clientes que no saben cómo hacer diseño web o HTML.
Los problemas con este método son similares a los problemas con el envío de un archivo adjunto de correo electrónico:
- Es posible que los clientes no sepan cómo utilizar el servicio.
- Es posible que los clientes no sepan cómo llevar los archivos de Dropbox a su sitio web.
Este método es más seguro que enviar archivos adjuntos por correo electrónico. Muchas herramientas de almacenamiento incluyen alguna protección con contraseña u ocultan las URL para que sea menos probable que alguien que no lo sepa encuentre los archivos.
Utilice estas herramientas cuando un archivo adjunto sea demasiado grande para enviarlo por correo electrónico de forma eficaz. Al igual que con el correo electrónico, utilícelo solo con equipos web que sepan qué hacer con el archivo ZIP una vez que lo reciben.
Software de gestión de proyectos en línea
Hay varias herramientas de gestión de proyectos disponibles en línea que puede utilizar para entregar sitios web a los clientes. Estas herramientas ofrecen funciones más allá del almacenamiento de archivos, como listas de tareas, calendarios, mensajería, etc. Una herramienta favorita es Campamento base.
Las herramientas de gestión de proyectos en línea son útiles cuando se trabaja con un equipo más grande en un proyecto web. Puede usarlo para entregar sitios finales y para colaborar mientras lo crea. También puede realizar un seguimiento de los entregables y tomar notas sobre lo que sucede a lo largo del proyecto.
Hay algunos inconvenientes:
- La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos en línea no son gratuitas y las versiones gratuitas son limitadas. Si decide usar uno, factorice el costo en cuánto cobrará y anótelo en el contrato.
- Es otro sitio web que debe verificar y otro software que usted y sus clientes deben aprender.
- Estas herramientas son tan útiles como la información que ingresa en ellas. Por ejemplo, si omite una fecha de vencimiento, el programa no puede advertirle que está casi aquí.
- A algunas empresas no les gusta que su información corporativa (incluidos los sitios web) se almacene en un sitio de terceros por razones de seguridad. Asegúrese de discutir esto con su cliente antes de pagar una cuenta.
Basecamp es útil para entregar archivos a los clientes y luego actualizar esos archivos y ver las notas en línea. Es una excelente manera de realizar un seguimiento de un gran proyecto.
Documente qué método de entrega utilizará
La única otra cosa que debe hacer al decidir cómo entregar los documentos finalizados a los clientes es documentar esa decisión y aceptarla en el contrato. De esta manera, no se encontrará con ningún malentendido en el futuro cuando planeaba publicar un archivo en Dropbox, y su cliente quiere que cargue todo el sitio en su servidor por ellos.