Correspondencia de genealogía: Solicite información por correo

No puede encontrar la información en Internet y no tiene tiempo ni dinero para visitar el juzgado. ¡No hay problema! El uso del servicio postal para solicitar documentos, registros y otra información sobre su familia puede ahorrarle horas de su tiempo. Obituarios de la biblioteca, certificados de nacimiento de la oficina de registros vitales, testamentos del juzgado, y los matrimonios de la iglesia son solo algunos de los muchos registros disponibles por correo.

El truco para obtener información por correo es familiarizarse con los registros y las políticas de los archivos y repositorios en el área en la que vivieron sus antepasados. Las preguntas que debe hacer antes de solicitar copias por correo incluyen:

• ¿Se pueden enviar fotocopias de los documentos por correo?
• ¿Qué registros hay disponibles? ¿Para qué períodos de tiempo?
• ¿Se han indexado los registros?
• ¿Se pueden obtener los índices de un apellido en particular por correo?
• ¿Cuáles son los costos para obtener copias?
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• ¿Hay algún cargo adicional por solicitar copias por correo antes de las visitas en persona?
• ¿Qué formas de pago se aceptan?
• ¿Se pueden enviar por fax o correo electrónico las solicitudes?
• ¿Se requiere una cita completa (nombre exacto, fecha, etc.) o se pueden realizar búsquedas?
• ¿Cuál es el tiempo de respuesta promedio para las solicitudes de genealogía?

Para facilitar la solicitud de registros de genealogía por correo, es útil obtener primero acceso a los índices publicados. Los índices facilitan la localización de su apellido, la búsqueda de otros posibles parientes que viven en el área y la exploración de posibles variaciones ortográficas. También le permiten solicitar fácilmente documentos específicos con una cita de volumen y número de página o certificado. Muchas instalaciones no tienen los recursos para realizar investigaciones genealógicas, pero la mayoría se complace en proporcionar copias de documentos cuando se les proporciona la fuente de información específica obtenida a través del índice.

Muchos títulos de propiedad, registros vitales, registros de inmigración y testamentos se han indexado y se pueden obtener en microfilm a través de su local Centro de historia familiar o en línea a través de FamilySearch. También puede escribir directamente a la instalación (como una oficina de escrituras) y solicitar copias de índices para un apellido o marco de tiempo específico. Sin embargo, no todos los repositorios proporcionarán este servicio.

A menos que planee enviar una sola solicitud, es útil utilizar un formulario, llamado registro de correspondencia, para ayudarlo a realizar un seguimiento de las solicitudes que envía, las respuestas que recibe y la información que ha enviado adquirido. Use el registro de correspondencia para registrar la fecha de su solicitud, el nombre de la persona o los archivos con los que está correspondiendo y la información solicitada. Cuando reciba una respuesta, tome nota de la fecha y la información recibida.

Cuando solicite información y documentos por correo, mantenga sus solicitudes breves y al punto. Intente no solicitar más de uno o dos registros por transacción a menos que haya verificado previamente con la persona que maneja su solicitud. Algunas instalaciones requieren que cada solicitud individual se maneje en una transacción separada, mientras que otras con gusto copiarán dos docenas de documentos para usted. Incluya el pago, si es necesario, junto con su carta. Si no se requiere el pago, siempre es bueno ofrecer una donación. Las bibliotecas, las sociedades genealógicas y las iglesias, especialmente, aprecian este gesto. Algunos repositorios pueden enviarle una factura después de recibir su solicitud inicial, en función de la cantidad real de fotocopias requeridas por los documentos que ha solicitado. En la mayoría de los casos, deberá enviar el pago antes de recibir las copias.

Para las mejores oportunidades de alentar una respuesta exitosa a sus solicitudes:

• Mantenga su carta corta y simple. Indique qué información necesita e incluya solo los antecedentes que pueden ayudar a alguien a encontrar la respuesta a su solicitud.
• Incluye ortografía de nombres alternativos, apodos, etc. bajo el cual se pueden encontrar registros.
• Incluya siempre un sobre con su dirección y sello (SASE)
• Incluya su nombre y dirección en la carta, así como el SASE
• Incluya su dirección de correo electrónico y número de teléfono con su carta. Esto permite que la persona que maneja su solicitud se comunique con usted rápidamente si tiene alguna pregunta.
• Sea cortés y cortés. "Por favor" y "gracias" son muy útiles.
• Revise su carta para gramática y ortografía, asegurándose de que su solicitud sea fácil de entender y que haya incluido nombres, fechas y lugares precisos.
• Guarde una copia de su carta, al menos hasta que reciba una respuesta, y anótela en su registro de correspondencia.

Gran parte de su investigación genealógica puede llevarse a cabo con éxito por correo, siempre que haga su tarea, sea cortés y considerado en toda su correspondencia y mantenga un buen seguimiento de sus resultados. ¡Feliz cacería!