Una pregunta que los clientes me hacen a menudo es qué formato deben usar para agregar documentos a su sitio web. En muchos casos, estos documentos se crearon en Microsoft Word, pero no todos tienen ese software. Por este motivo, y otros (tamaño del archivo, los archivos son editables, etc.), es probable que no desee agregar documentos de cara al cliente a su sitio web como un archivo de Word. En cambio, el formato de archivo que recomiendo es PDF.
De Adobe Formato PDF, que significa Portable Document Format, es una excelente manera de agregar documentos a un sitio web. Esto es especialmente cierto si esos documentos deben imprimirse o si pueden ser demasiado complejos, lo que dificulta la distribución del contenido de manera adecuada para una página web. Un ejemplo común de esto serían los formularios médicos que deberían completarse antes de que llegue un nuevo paciente para una visita al consultorio.
Permitir que un paciente visite el sitio web para descargar e imprimir ese formulario antes de su visita es mucho más eficiente que hacer que el consultorio envíe por correo una copia física de el formulario a ese paciente, y el uso de un PDF que se imprime y se completa a mano también es a menudo más deseable que recopilar esa información a través de un formulario web debido a la posible naturaleza sensible de la información que se recopila (y los estrictos requisitos de seguridad que su sitio debería cumplir para recopilar esa información) datos).
Este ejemplo de formulario médico es solo una de las razones para utilizar un PDF. Otros usos comunes que he visto incluyen:
- Detallar las actas de las reuniones de los miembros de la junta, en las que desea que el contenido esté disponible para los lectores pero no desea que se pueda editar fácilmente.
- Proporcione documentos más grandes, como manuales de empleados, que deben ser fácilmente imprimibles (y no fáciles de editar).
- Muestra el trabajo impreso en el portafolio de un diseñador.
En última instancia, agregar un PDF a un sitio web es increíblemente fácil de hacer. Echemos un vistazo a lo fácil que es incluir un archivo PDF en su sitio.
Paso 1: necesita un PDF
El primer paso de este proceso es crear el PDF. Si bien puede comprar la versión profesional de Adobe Acrobat para crear estos documentos, también puede hacerlo desde muchas otras aplicaciones, como Microsoft Word, utilizando la función "Imprimir" y seleccionando PDF como su opción.
Si eso no está disponible para usted, hay una serie de herramientas de conversión de PDF gratuitas disponibles en línea, que incluyen Convertidor de PDF, Online2PDF, CutePDF, y muchos más. Si bien tengo una versión completa de Acrobat, también he usado PDF de Bullzip durante muchos años para crear documentos PDF según sea necesario en otros sistemas.
Una vez que tenga su archivo PDF listo, puede pasar al siguiente paso.
Paso 2 - Cargue su PDF
Deberá agregar su PDF a su entorno de alojamiento web. Si bien algunos sitios que usan un CMS pueden tener esta funcionalidad incorporada, en otros casos simplemente usará un programa FTP estándar para agregar esos archivos a los directorios de su sitio web.
Si tiene muchos archivos PDF, es mejor mantenerlos en un directorio separado de su HTML archivos. Agregar estos archivos PDF a una carpeta con un nombre como "documentos" es una práctica bastante común. Esto facilitará las actualizaciones futuras y la localización de estos archivos (es la misma razón por la que los archivos gráficos de su sitio están dentro de una carpeta llamada "imágenes", etc.).
Paso 3: enlace a su PDF
Con el PDF (o PDF) ahora en su lugar, simplemente necesita vincularlos. Puede vincular su archivo PDF como lo haría con cualquier otro archivo; simplemente agregue una etiqueta de anclaje alrededor del texto o la imagen que desea vincular al PDF e ingrese la ruta del archivo. Por ejemplo, su enlace podría tener este aspecto:
Enlace de texto aquí
Consejos adicionales:
- En años anteriores, muchos sitios enlazaban con el sitio web de Acrobat Reader para ayudar a las personas que no tenían este software a descargarlo para que pudieran ver su archivo. La realidad es que los navegadores web actuales mostrarán documentos PDF en línea. Esto significa que, de forma predeterminada, no los descargan en la computadora del usuario, sino que los muestran directamente en ese navegador. Debido a esto, hoy no es tan necesario incluir la enlace para descargar el software, pero si prefiere hacerlo, ciertamente no le hará daño (sin embargo, puede hacer que su sitio se sienta un poco anticuado)
- Usar Acróbata archivos de documentos que no desea que las personas puedan editar convirtiéndolos en archivos PDF seguros. Recuerde, si alguien tiene un versión profesional del software, podrían realizar ediciones a menos que usted proteja el documento para que no permita cambios.