Organice sus fotos y archivos de genealogía digital

Si usa una computadora en su investigación genealógica, ¡y quién no! Entonces es probable que tenga una gran colección de archivos de investigación digital. Fotos digitales, registros censales descargados o testamentos, documentos escaneados, correos electrónicos... Sin embargo, si eres como yo, terminan dispersos en varias carpetas en tu computadora, a pesar de tus mejores esfuerzos. Esto realmente puede complicar las cosas cuando necesita localizar una foto específica o localizar un correo electrónico.

Como con cualquier proyecto de organización, hay varias formas diferentes de organizar sus archivos de genealogía digital. Comience por pensar en su forma de trabajar y los tipos de archivos que recopila en el curso de su investigación genealógica.

Los archivos de genealogía digital son más fáciles de organizar si primero los ordena por tipo. Pase algún tiempo buscando en los archivos de su computadora cualquier cosa relacionada con la genealogía.

• Busque en su carpeta Mis documentos (o Documentos) y subcarpetas archivos de texto, fotos, archivos descargados y otros documentos de genealogía. Use su explorador de archivos (por ejemplo, Windows Explorer, Finder) para buscar documentos usando palabras clave como apellidos, tipos de registros, etc. También hay disponibles varias herramientas gratuitas de búsqueda de archivos que ofrecen funciones de búsqueda adicionales.
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• Verifique Mis imágenes u otra carpeta donde almacene sus fotos para ver fotos o documentos digitales o escaneados. También puede buscar usando extensiones de archivo de imagen comunes como .jpg, .png o .tiff.
• Abra su programa de software de genealogía para saber dónde almacena sus archivos relacionados. Pueden estar en la misma carpeta que su programa de software de genealogía (a menudo en Archivos de programa). Esto puede incluir su archivo de software de genealogía, así como cualquier informe que haya creado o fotos o documentos que haya importado a su programa de software.
• Si ha descargado algún archivo, puede estar en una carpeta Descargas o con un nombre similar.
• Abra su programa de correo electrónico y busque también correos electrónicos relacionados con la genealogía. A menudo, estos son más fáciles de organizar si los copia y pega en un documento de procesamiento de texto o en su software de genealogía.

Una vez que haya localizado sus archivos de genealogía digital, tiene varias opciones. Puede optar por dejarlos en sus ubicaciones originales y crear un registro de la organización para realizar un seguimiento de los archivos, o puede copiarlos o moverlos a una ubicación más central.

Si prefieres dejar tus archivos en sus ubicaciones originales en tu computadora, o si solo eres del tipo superorganizado, entonces un registro puede ser el camino a seguir. Este es un método fácil de mantener porque realmente no tiene que preocuparse por dónde terminan las cosas en su computadora, solo tome nota de ello. Un registro de archivo digital ayuda a simplificar el proceso de localización de una fotografía particular, documento digitalizado u otro archivo de genealogía.

Use la función de tabla en su programa de procesamiento de texto o un programa de hoja de cálculo como Microsoft Excel para crear un registro para sus archivos de genealogía. Incluya columnas para lo siguiente:

• nombre de archivo (incluida su extensión) y fecha
• ubicación en su computadora
• una breve descripción del archivo
• nombres de los individuos principales o áreas geográficas en el archivo
• ubicación física del documento o foto original (si corresponde).

Si realiza una copia de seguridad de sus archivos digitales en DVD, unidad USB u otro medio digital, incluya el nombre / número y la ubicación física de ese medio en la columna de ubicación del archivo.

Si un registro de archivos es demasiado difícil de mantener o no satisface todas sus necesidades, entonces otro método para realizar un seguimiento de sus archivos de genealogía digital es reorganizarlos físicamente en su computadora. Si aún no tiene una, cree una carpeta llamada Genealogía o Investigación familiar para que contenga todos sus archivos de genealogía. Tengo el mío como una subcarpeta en mi carpeta Documentos (también respaldada en mi cuenta de Dropbox). En la carpeta Genealogía, puede crear subcarpetas para los lugares y apellidos que está investigando. Si utiliza un sistema de archivo físico particular, es posible que desee seguir la misma organización en su computadora. Si tiene una gran cantidad de archivos en una carpeta en particular, puede optar por crear otro nivel de subcarpetas organizadas por fecha o tipo de documento. Por ejemplo, tengo una carpeta para mi investigación de OWENS. Dentro de esta carpeta tengo una subcarpeta para fotos y subcarpetas para cada condado en el que estoy investigando esta familia. Dentro de las carpetas del condado, tengo subcarpetas para tipos de registros, así como una carpeta principal de "Investigación" donde mantengo mis notas de investigación. La carpeta Genealogía en su computadora también es un buen lugar para guardar una copia de seguridad de su software de genealogía, aunque también debe mantener una copia de seguridad adicional fuera de línea.

Al mantener sus archivos de genealogía en una ubicación central en su computadora, facilita la localización rápida de investigaciones importantes. También simplifica la copia de seguridad de sus archivos de genealogía.

Una alternativa al método hágalo usted mismo es utilizar un programa diseñado para organizar archivos de computadora.

Clooz
Un programa de organización diseñado específicamente para genealogistas, Clooz se factura como un "archivador electrónico". El software incluye plantillas para ingresar información de una variedad de documentos genealógicos estándar, como registros censales, así como fotos, correspondencia y otros datos genealógicos registros. Si lo desea, puede importar y adjuntar una copia digital de la foto o documento original a cada plantilla. Se pueden generar informes para mostrar todos los documentos contenidos en Clooz para un individuo o tipo de registro específico.

Software de álbum de fotos
Si sus fotos digitales están dispersas en su computadora y en una colección de DVD o unidades, un organizador de fotos digitales como Adobe Photoshop Elements o Google Photos puede venir a rescate. Estos programas escanean su disco duro y catalogan cada foto que se encuentra allí. Algunos también tienen la capacidad de catalogar fotos que se encuentran en otras computadoras en red o unidades externas. La organización de estas imágenes varía de un programa a otro, pero la mayoría organiza las fotos por fecha. Una función de "palabra clave" le permite agregar "etiquetas" a sus fotos, como un apellido específico, ubicación o palabra clave, para que sea más fácil encontrarlas en cualquier momento. Mis fotos de lápidas, por ejemplo, están etiquetadas con la palabra "cementerio", más el nombre del cementerio en particular, la ubicación del cementerio y el apellido de la persona. Esto me da cuatro formas diferentes de encontrar fácilmente la misma imagen.

Un último método de organización para archivos digitales es importarlos a su programa de software de genealogía. Se pueden agregar fotos y documentos digitalizados a muchos programas de árbol genealógico a través de una función de álbum de recortes. Algunos incluso se pueden adjuntar como fuentes. Los correos electrónicos y los archivos de texto se pueden copiar y pegar en el campo de notas para las personas a las que pertenecen. Este sistema es bueno si tiene un árbol genealógico pequeño, pero puede ser un poco engorroso si tiene una gran cantidad de documentos y fotos que se aplican a más de una persona.

No importa qué sistema de organización elija para los archivos de genealogía de su computadora, el truco es usarlo de manera consistente. Elija un sistema y sígalo y nunca más tendrá problemas para encontrar un documento. Un último beneficio para la genealogía digital: ¡ayuda a eliminar parte del desorden de papel!