El propósito de las cartas de reconocimiento es proporcionar prueba de que ha recibido documentos específicos o un tipo específico de solicitud. Las cartas de reconocimiento a menudo se usan para cualquier cosa involucrada en un proceso legal.
Elementos de la carta.
Al igual que con cualquier correspondencia comercial o profesional, debe comenzar su carta con algunos elementos específicos y esperados:
- Su nombre, dirección y la fecha en la parte superior derecha
- El nombre de la persona a quien se dirige la carta en la parte superior izquierda de la línea debajo de su dirección
- El nombre de la compañía (si corresponde)
- La dirección de la firma o individuo
- Una línea de asunto que indica brevemente el propósito de la carta en negrita (como "Caso Legal No. 24")
- Un saludo de apertura, como "Estimado Sr. Smith"
Cuando comience la carta de reconocimiento, comience con una breve oración que indique que esta es, de hecho, una carta de reconocimiento. Algunas frases que puedes usar incluyen:
- Por la presente acuso recibo de los siguientes documentos ...
- Estoy acusando recibo de ...
- Nos aseguraremos de que la persona responsable reciba estos materiales inmediatamente después de regresar a la oficina.
El resto de la carta debe incluir el texto del cuerpo, donde explica en uno o dos párrafos qué, específicamente, está reconociendo. Al final del cuerpo de la carta, puede ofrecer su ayuda si es necesario, como: "Si puedo ser de ayuda adicional, por favor no dude en ponerse en contacto conmigo ". Finalice la carta con un cierre estándar, como:" Atentamente, Sr. Joe Smith, XX Firma."
Carta de muestra
Puede ser útil ver una plantilla de carta de muestra. Siéntase libre de copiar el siguiente formato para su carta de reconocimiento. Aunque no se imprime como tal en este artículo, tenga en cuenta que generalmente debe hacer que su dirección y la fecha sean correctas.
José Smith
Empresa comercial de Acme
5555 S. Calle principal
En cualquier lugar, California 90001
25 de marzo de 2018
Re:Caso Legal No. 24
Querido ______:
Debido a que el Sr. Doug Jones está fuera de la oficina durante las próximas dos semanas, acuso recibo de su carta del 20 de marzo de 2018. Se le informará de inmediato a su regreso.
Si puedo ser de ayuda durante la ausencia del Sr. Jones, no dude en llamar.
Tuyo sinceramente,
José Smith
Firme la carta debajo del cierre, "Atentamente", justo encima de su nombre.
Otras Consideraciones
La carta de acuse de recibo proporciona documentación de que usted recibió la carta, orden o queja de la otra parte. En caso de que el asunto se convierta en un desacuerdo legal o comercial, su carta de reconocimiento muestra la prueba de que respondió a la solicitud de la otra parte.
Si no está familiarizado con el estilo de carta comercial, tómese el tiempo para aprender el formato básico para escribir cartas de negociosy revise el diferentes tipos de cartas comerciales. Esto lo ayudará a refinar sus habilidades para fines comerciales específicos, como haciendo consultas, ajuste de reclamos, y escribiendo cartas de presentación.