Explicación de las tarjetas de crédito de la empresa: políticas contables

La sección de la tarjeta de crédito de la compañía de una política contable es una sección donde usted define quién tiene las tarjetas de crédito de la compañía y la responsabilidad de los cargos incurridos. A continuación se muestra una muestra de esta sección de los procedimientos, que se puede adaptar a su situación.

Los empleados pueden tener acceso a una tarjeta de crédito de la compañía donde la naturaleza de su trabajo requiera dicho uso. Las tarjetas de crédito de la compañía solo se pueden usar para gastos comerciales y no se pueden usar para gastos de naturaleza personal. Ejemplos de gastos comerciales y deducciones pueden incluir costos de oficina en el hogar, gastos de automóviles, educación y más.

El propósito general de una declaración de política y procedimiento es asegurar que las tarjetas de crédito de la compañía se usen para los propósitos apropiados y que se establezcan controles adecuados para el uso diario. Una política de tarjeta de crédito de la compañía se aplica a todos los empleados que mantienen una tarjeta de crédito para uso de la compañía y sus gerentes.

La responsabilidad bajo la política de tarjeta de crédito de una empresa varía según el rol de la persona. Por ejemplo, los individuos tienen una responsabilidad diferente a la de los gerentes y supervisores operativos.

• Individuos las tarjetas de crédito de la compañía tenedora son responsables de:
  • Usar las tarjetas solo para su propósito previsto
  • Retener recibos y proporcionar explicaciones para todas las transacciones con tarjeta de crédito de la compañía
  • Obtención de autorización para facturas de tarjetas de crédito
• Gerentes / supervisores operativos son responsables por:
  • Limitar el uso de tarjetas de crédito de la compañía a aquellos empleados que requieren una tarjeta para los negocios de la compañía
  • Revisar y autorizar las facturas de tarjetas de crédito utilizadas por sus empleados de manera oportuna para evitar cargos por pagos atrasados
  • Identificar y solicitar cualquier límite de crédito o nivel de transacción requerido para tarjetas individuales
• Un Departamento de contabilidad es responsable de:
  • Asegurarse de que todas las transacciones con tarjeta de crédito estén debidamente autorizadas
  • Procesar pagos de facturas de tarjetas de crédito de manera oportuna para evitar cargos por pagos atrasados
  • Organizar límites de crédito o de nivel de transacción para tarjetas individuales

Puede haber algunos términos generales incluidos en una política de tarjeta de crédito de la compañía para que tenga en cuenta. Aquí hay cuatro términos y frases comunes:

• Tarjeta de crédito general: Una tarjeta de crédito que se puede usar en varios establecimientos, como VISA, American Express o tarjeta MasterCard.
• Tarjeta de crédito específica del proveedor: Una tarjeta de crédito que se puede usar solo con un proveedor específico, como una compañía de gas o una compañía de suministros de oficina.
• Límite de crédito: El monto total que se puede cargar a la tarjeta de crédito antes de que la compañía de la tarjeta de crédito rechace las transacciones.
• Límite de nivel de transacción: El valor total de cualquier transacción individual que se puede cargar a la tarjeta o el tipo de transacción que se puede cargar a la tarjeta. Por ejemplo, algunas compañías de gas permitirán tarjetas de "solo gas", que niegan el crédito por otras compras misceláneas en la estación de servicio.

Los empleados que usan tarjetas de crédito para gastos comerciales deben seguir el procedimiento provisto por la compañía. Por lo general, las siguientes reglas se establecen en una política de la empresa:

• Las tarjetas de crédito deben usarse solo para los requisitos de la empresa. Cuando el proveedor tenga la capacidad, las tarjetas o transacciones se codificarán a empleados individuales para una instalación mayor al momento de la facturación.
• Los empleados deben retener los recibos iniciales y anotar el propósito del gasto en el reverso de cada recibo.
• El uso de tarjetas de crédito de la empresa para gastos de naturaleza personal de cualquier tipo puede dar lugar a medidas disciplinarias que pueden incluir el despido. Puede resultar en que los gastos se deduzcan del próximo cheque de pago del empleado.

Junto con el siguiente procedimiento de tarjeta de crédito de la compañía, los empleados también deben seguir un conjunto de reglas con respecto a las facturas, autorizaciones y pagos. Si bien cada compañía proporciona su propia política única, el siguiente es un ejemplo de lo que generalmente puede esperar:

• El empleado deberá presentar los recibos correspondientes junto con un informe de gastos (a menudo denominado crédito informe de gastos de la tarjeta) al supervisor o gerente de autorización correspondiente dentro de una semana de incurrir en el gastos. Se aceptan facsímiles o documentos escaneados si el empleado está de viaje y no regresará a la oficina para cumplir con el plazo de una semana, siempre que se presenten los recibos originales a la devolución de viajar.
• Los cargos por artículos en los que el recibo se extravió deben explicarse a la persona que autoriza, quien debe inicializar el cargo específico e indicar "falta el recibo" a su lado.
• El supervisor o gerente autorizador confirmará que los cargos están justificados y son apropiados. antes de autorizar el pago de la factura señalando "Okay to Pay" y firmando el cuerpo del factura.
• La factura aprobada se enviará al correspondiente departamento de contabilidad para el pago.
• losDepartamento de contabilidad deberá verificar la autorización y programar el pago de la factura de acuerdo con los términos del contrato de la tarjeta de crédito, a fin de evitar cargos por pagos atrasados ​​innecesarios.

Al aceptar una tarjeta de crédito de la empresa, los empleados suelen firmar y fechar una declaración de acuerdo de política y procedimiento después de revisarla. Por lo general, el acuerdo contiene la información proporcionada anteriormente y puede solicitar el número de su tarjeta y la fecha de vencimiento al momento de la firma. El siguiente es un ejemplo de lo que encontrará al final del formulario:

He leído y entiendo la Declaración de Política y Procedimiento de [nombre de la compañía] para tener una Tarjeta de Crédito General Corporativa. Mediante este formulario, doy permiso para que [nombre de la compañía] retenga (deduzca) de mis artículos personales de cheques de pago, gastos no autorizados y gastos no declarados incurridos por mí usando mi tarjeta de crédito general.