Cómo formatear y escribir una carta comercial simple

La gente escribe cartas comerciales y correos electrónicos por una variedad de razones, como solicitar información, realizar transacciones, asegurar un empleo, etc. La correspondencia comercial efectiva debe ser clara y concisa, de tono respetuoso y con el formato adecuado. Al dividir una carta comercial en sus componentes básicos, puede aprender a comunicarse de manera efectiva y mejorar sus habilidades como escritor.

Una carta comercial típica contiene tres secciones, una introducción, un cuerpo y una conclusión.

1. La introducción: La introducción indica a quién se dirige el escritor. Si le escribes a alguien que no conoces o que has conocido solo brevemente, la introducción también puede ser una breve razón de por qué estás escribiendo. Por lo general, la introducción es solo una o dos oraciones de longitud.
2. El cuerpo: El cuerpo de las letras es donde declaras tu negocio. Esta sección puede ser tan corta como unas pocas oraciones o varios párrafos de longitud. Todo depende del grado de detalle necesario para describir el tema en cuestión.
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3. La conclusión: La conclusión es la sección final donde llamarás para acciones futuras. Esta puede ser una oportunidad para hablar en persona, solicitar información adicional o realizar una transacción. Al igual que la introducción, esta sección no debe ser más que una o dos oraciones y debe aclarar lo que le gustaría de la persona que lee su carta.

El tono de la introducción depende de su relación con el destinatario de la carta. Si te diriges a un amigo cercano o un colega de negocios, usar su primer nombre es aceptable. Pero si le escribe a alguien que no conoce, lo mejor es dirigirse formalmente en el saludo. Si no sabe el nombre de la persona a la que le está escribiendo, use su título o una forma general de dirección.

Algunos ejemplos:

• Estimado director de personal
• Estimado señor o señora
• Estimado Dr., Sr., Sra., Sra. (Apellido)
• Estimado Frank (use esto si la persona es un contacto comercial cercano o amigo)

Escribir a una persona específica siempre es preferible. En términos generales, use Sr. cuando se dirija a hombres y Sra. Para mujeres en el saludo. Solo use el título de Doctor para aquellos en la profesión médica. Si bien siempre debe comenzar una carta comercial con la palabra "Estimado", hacerlo es una opción para los correos electrónicos comerciales, que son menos formales.

Si le escribes a alguien que no conoces o que solo has conocido de pasada, es posible que desees seguir el saludo proporcionando un contexto de por qué te estás contactando con esa persona.

Algunos ejemplos:

• Con referencia a su anuncio en el Times ...
• Estoy siguiendo mi llamada telefónica ayer.
• Gracias por su carta del 5 de marzo.

La mayoría de una carta comercial está contenida en el cuerpo. Aquí es donde el escritor declara su razón para corresponder. Por ejemplo:

• estoy escribiendo a preguntar sobre el puesto publicado en The Daily Mail.
• Le escribo para confirmar los detalles del envío en el pedido n.º 2346.
• Le escribo para disculparme por las dificultades que experimentó la semana pasada en nuestra sucursal.

Una vez que haya indicado el motivo general para escribir su carta comercial, use el cuerpo para proporcionar detalles adicionales. Por ejemplo, puede estar enviando a un cliente documentos importantes para firmar, disculpándose con un cliente por un mal servicio, solicitando información de una fuente, o alguna otra razón. Cualquiera sea la razón, recuerde usar un lenguaje cortés y cortés.

Por ejemplo:

• Estaría agradecido de reunirme con usted la próxima semana.
• ¿Tendría tiempo para un reunión ¿la próxima semana?
• Estaría encantado de darle un recorrido por nuestras instalaciones el próximo mes.
• Desafortunadamente, tendremos que posponer la reunión hasta el 1 de junio.
• Adjunto encontrará una copia del contrato. Por favor firme donde se indica.

Es habitual incluir algunos comentarios de cierre después de haber declarado su negocio en el cuerpo de la carta. Esta es su oportunidad para reforzar su relación con el destinatario, y debería ser solo una oración.

• Por favor contáctenos nuevamente si podemos ayudarlo de alguna manera.
• Si tiene alguna pregunta, no dude en llamarme.
• También puede usar el cierre para solicitar u ofrecer un contacto futuro con el lector.
• Espero con interés escuchar de usted pronto.
• Por favor, póngase en contacto con mi asistente para programar una cita.

Lo último que necesitan todas las cartas comerciales es un saludo, donde le dices adiós al lector. Al igual que con la introducción, cómo escribes el saludo dependerá de su relación con el destinatario.

Para los clientes con los que no tiene un nombre de pila, use:

• Atentamente (si no sabe el nombre de la persona a la que le está escribiendo)
• Atentamente, (si conoce el nombre de la persona a la que le está escribiendo.

Si tiene un nombre de pila, use:

• Mis mejores deseos, (si son conocidos)
• Saludos o Saludos (si la persona es un amigo cercano o contacto)

Carta comercial de muestra