Organizando sus archivos de genealogía

Montones de copias de registros antiguos, impresiones de sitios web de genealogía, y las cartas de otros investigadores de genealogía están apiladas en el escritorio, en cajas e incluso en el piso. Algunos incluso se mezclan con facturas y documentos escolares de sus hijos. Es posible que sus documentos no estén completamente desorganizados: si se le pide algo específico, probablemente pueda encontrarlo, pero definitivamente no es un sistema de archivo que describiría como eficiente.

Lo creas o no, la solución es tan simple como encontrar un sistema organizacional que se adapte a tus necesidades y hábitos de investigación y luego hacerlo funcionar. Puede que no sea tan simple como parece, pero es factible y, en última instancia, ayudará a evitar que gire sus ruedas y duplique la investigación.

Pregúntele a un grupo de genealogistas cómo organizan sus archivos, y es probable que obtenga tantas respuestas diferentes como genealogistas. Existen varios sistemas populares de organización de la genealogía, que incluyen carpetas, cuadernos, archivos, etc., pero realmente no existe un sistema individual que sea "mejor" o "correcto." Todos pensamos y nos comportamos de manera diferente, por lo que, en última instancia, la consideración más importante al configurar su sistema de archivo es que debe ajustarse a su personal estilo. El mejor sistema de organización es siempre el que usará.

A medida que avanza su proyecto de genealogía, encontrará que tiene numerosos documentos en papel para archivar por cada individuo que investigue: registros de nacimiento, registros censales, artículos periodísticos, testamentos, correspondencia con otros investigadores, impresiones del sitio web, etc. El truco consiste en desarrollar un sistema de archivo que permita colocar fácilmente los dedos sobre cualquiera de estos documentos en cualquier momento.

Los sistemas de archivo genealógico comúnmente utilizados incluyen:

• Por apellido: Todos los documentos para un apellido individual se archivan juntos.
• Por pareja o familia: Todos los documentos relacionados con un esposo y esposa o unidad familiar se archivan juntos.
• Por línea familiar: Todos los documentos relacionados con una línea familiar específica se archivan juntos. Muchos genealogistas comienzan comenzando con cuatro de esas líneas ancestrales, una para cada uno de sus abuelos.
• Por evento: Todos los documentos relacionados con un tipo de evento específico (es decir, nacimiento, matrimonio, censo, etc.) se archivan juntos.

Comenzando con cualquiera de los cuatro sistemas mencionados anteriormente, puede organizar sus documentos en las siguientes categorías:

• Por localizacion: Los documentos se agrupan primero por uno de los cuatro sistemas de archivo de genealogía enumerados anteriormente, y luego se desglosan por país, estado, condado o ciudad para reflejar la migración de su antepasado. Por ejemplo, si elige el Método del apellido, primero agrupará a todos los ancestros CRISP y luego separe aún más los montones en los CRISP de Inglaterra, los CRISP de Carolina del Norte y el Tennessee Patatas fritas.
• Por tipo de registro: Los documentos se agrupan primero por uno de los cuatro sistemas de archivo de genealogía enumerados anteriormente, y luego se desglosan por tipo de registro (es decir, registros de nacimiento, registros censales, testamentos, etc.)

El primer paso para iniciar un sistema organizacional es decidir la forma física básica para su archivo (¡las pilas no cuentan!): Carpetas de archivos, cuadernos, carpetas o discos de computadora.

• Archivador y carpetas de archivos: Las carpetas de archivos, probablemente la herramienta organizativa más popular para los genealogistas, son económicas, muy portátiles y contienen fácilmente papeles de diferentes formas y tamaños. Sin embargo, cuando se descartan, las carpetas de archivos pueden convertirse en un desastre, con papeles desechados y posiblemente extraviados. Las carpetas de archivos facilitan la consulta de documentos, pero debe ser diligente para asegurarse de que el papel se devuelva de donde vino. Sin embargo, una vez que haya generado mucho papel, el sistema de carpetas de archivos es el más flexible y ampliable.
• Ligantes: Si eres alguien a quien realmente le gusta mantener las cosas juntas en un solo lugar, entonces organizar tus datos genealógicos impresos en carpetas puede ser una buena opción para ti. Este método estandariza sus registros genealógicos en un formato de papel de tamaño normal. Los documentos que no desea perforar en tres agujeros se pueden agregar en fundas de polipropileno. Las carpetas son portátiles y no requieren un archivador, sin embargo, si realiza una gran cantidad de investigación genealógica, es posible que las carpetas se vuelvan demasiado engorrosas por sí solas.
• Discos de computadora, CD y DVD:Transcribiendo o escanear documentos genealógicos en la computadora puede ahorrar bastante espacio, y los sistemas organizacionales computarizados pueden acelerar enormemente tareas tediosas como la clasificación y las referencias cruzadas. La calidad del CD-ROM también ha mejorado enormemente, supuestamente durando indefinidamente en condiciones de almacenamiento adecuadas. Pero, ¿tendrán sus descendientes dentro de 100 años o más una computadora que pueda leerlos? Si elige usar su computadora como su sistema organizativo principal, considere también hacer y conservar copias o impresiones de documentos importantes.

Una vez que comience a organizar su desorden genealógico, probablemente encontrará que una combinación de métodos de almacenamiento funciona mejor. Algunas personas, por ejemplo, usan carpetas para organizar carpetas familiares y de archivos "probadas" para investigaciones diversas sobre conexiones no comprobadas, investigación de vecindarios o localidades, y correspondencia. Es importante tener en cuenta que la organización es y siempre será un trabajo en progreso.

Para configurar y usar carpetas de archivos para organizar sus registros de genealogía, necesitará los siguientes suministros básicos:

1. Un archivador o cajas de archivo con tapas. Las cajas deben ser fuertes, preferiblemente de plástico, con surcos interiores horizontales o ranuras para archivos colgantes de tamaño carta.
2. Carpetas de archivos colgantes de color tamaño carta en azul, verde, rojo y amarillo. Busque unos con pestañas grandes. También puede ahorrar un poco de dinero aquí comprando carpetas de archivos colgantes verdes estándar y utilizando etiquetas de colores para la codificación de colores.
3. Carpetas de Manila. Deben tener pestañas ligeramente más pequeñas que las carpetas de archivos colgantes y deben tener tapas reforzadas para durar con un uso intensivo.
4. Plumas. Para obtener los mejores resultados, use un bolígrafo con punta ultrafina, punta de fieltro y tinta negra, permanente y libre de ácido.
5. Resaltadores. Compre marcadores en azul claro, verde claro, amarillo y rosa (no use rojo porque es demasiado oscuro). Los lápices de colores también funcionan.
6. Etiquetas para carpetas de archivos. Estas etiquetas deben tener tiras azules, verdes, rojas y amarillas a lo largo de la parte superior y adhesivo permanente en la parte posterior.

Una vez que haya reunido sus suministros, es hora de comenzar con las carpetas de archivos. Use carpetas de archivos de diferentes colores para los linajes de cada uno de sus cuatro abuelos; en otras palabras, todas las carpetas creadas para los antepasados ​​de un abuelo estarán marcadas con el mismo color. Los colores que seleccione dependen de usted, pero las siguientes opciones de color son las más comunes:

• AZUL - antepasados ​​de tu abuelo paterno (padre del padre)
• VERDE - antepasados ​​de tu padre abuela (madre del padre)
• ROJO - antepasados ​​de tu abuelo materno (padre de la madre)
• AMARILLO - ancestros de tu abuela materna (madre de la madre)

Usando los colores como se describe anteriormente, cree una carpeta separada para cada apellido, escribiendo nombres en la inserción de la pestaña del archivo colgante con el marcador permanente negro (o insertando inserciones en su impresora). Luego cuelgue los archivos en orden alfabético en su caja de archivos o gabinete por color (es decir, coloque los azules alfabéticamente en un grupo, los verdes en otro grupo, etc.).

Si eres nuevo en la investigación genealógica, esto puede ser todo lo que necesitas hacer. Sin embargo, si ha acumulado muchas notas y fotocopias, ahora es el momento de subdividir. Aquí es donde debe elegir cómo desea organizar sus archivos. Los dos métodos más populares que se analizan en la página 1 de este artículo son:

1. por Apellido (desglosado según sea necesario por localidad y / o tipo de registro)
2. por Pareja o grupo familiar

Las instrucciones básicas de presentación son las mismas para cada una, la diferencia radica principalmente en cómo están organizadas. Si aún no está seguro de qué método funcionará mejor para usted, intente usar el método Apellido para un apellido y el método Grupo de Familia para una o dos familias. Vea cuál le queda mejor o desarrolle su propia combinación de los dos.

Cree una hoja de grupo familiar para cada pareja casada que figure en su cuadro genealógico. Luego configure carpetas de manila para cada una de las familias colocando una etiqueta de color en la pestaña de la carpeta de archivos. Haga coincidir el color de la etiqueta con el color de la línea familiar adecuada. En cada etiqueta, escriba los nombres de la pareja (usando el nombre de soltera para la esposa) y los números de su cuadro genealógico (la mayoría de los cuadros genealógicos usan el sistema de numeración ahnentafel). Ejemplo: James OWENS y Mary CRISP, 4/5. Luego coloque estas carpetas de la familia Manila en las carpetas colgantes para el apellido y el color apropiados, dispuestos en orden alfabético por el nombre del esposo o en orden numérico por los números de su pedigrí gráfico.

En el frente de cada carpeta de manila, adjunte el registro del grupo familiar de la familia para que sirva como una tabla de contenido. Si hubo más de un matrimonio, haga una carpeta separada con un registro de grupo familiar para cada matrimonio. Cada carpeta familiar debe incluir todos los documentos y notas de la época del matrimonio de una pareja. Los documentos que pertenecen a eventos previos a su matrimonio deben archivarse en las carpetas de sus padres, como certificados de nacimiento y registros del censo familiar.

Primero, clasifique sus archivos por apellido y luego cree carpetas de Manila para cada uno de los tipos de registro para los que tiene papeleo poniendo una etiqueta de color en la pestaña de la carpeta de archivos, haciendo coincidir el color de la etiqueta con el apellido. En cada etiqueta, escriba el nombre del apellido, seguido del tipo de registro. Ejemplo: CRISP: Censo, CRISP: Registros de tierras. Luego, coloque estas carpetas de la familia Manila en las carpetas colgantes para el apellido y el color apropiados, ordenados alfabéticamente por tipo de registro.

En la parte frontal de cada carpeta de Manila, cree y adjunte una tabla de contenido que indexe el contenido de la carpeta. Luego agregue todos los documentos y notas que correspondan al apellido y tipo de registro.