Un informe es un documento que presenta información en un formato organizado para un determinado audiencia y propósito. A pesar de que resúmenes de los informes pueden entregarse oralmente, los informes completos casi siempre se presentan en forma de documentos escritos.
En "Contemporary Business Reports", Kuiper y Clippinger definen los informes comerciales como "presentaciones organizadas y objetivas de observaciones, experiencias o hechos utilizados en el proceso de toma de decisiones".
Sharma y Mohan definen un informe técnico como "una declaración escrita de los hechos de una situación, proyecto, proceso o prueba; cómo se determinaron estos hechos; su significado; las conclusiones que se han sacado de ellos; y [en algunos casos] las recomendaciones que se hacen "en" Correspondencia comercial y redacción de informes ".
Los tipos de informes incluyen notas, minutos, informes de laboratorio, informes de libros, informes de progreso, informes de justificación, informes de cumplimiento, informes anuales y políticas y procedimientos.
Observaciones
H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke y Mary John O'Hair, "Comunicación empresarial: un marco para el éxito"
"Los informes pueden cumplir cuatro funciones diferentes, y algunas veces relacionadas. Se pueden usar como controles para garantizar que todos los departamentos funcionen correctamente, para proporcionar información, para proporcionar un análisis y para persuadir a otros para que actúen ".
Características de los informes efectivos
Shirley Kuiper y Dorinda Clippinger, "Informes comerciales contemporáneos"
"El lector entiende que los informes efectivos son los que pretende el escritor, e influyen en el lector para que actúe como el escritor lo desea. Los objetivos del escritor tienen más probabilidades de lograrse si se corresponden con las necesidades y objetivos del lector. Un informe efectivo es empático, preciso, completo, concisoy claro. Por encima de todo, un informe eficaz presenta información de forma ética ".
Warren Buffet sobre comunicarse con una audiencia
Warren Buffet, prólogo de "Un manual de inglés sencillo"
"Un consejo poco original pero útil: escribir con una persona específica en mente. Al escribir el informe anual de Berkshire Hathaway, pretendo estar hablando con mis hermanas. No tengo problemas para imaginarlos: aunque son muy inteligentes, no son expertos en contabilidad o finanzas. Ellos entenderán inglés simple, pero jerga puede desconcertarlos. Mi objetivo es simplemente darles la información que desearía que me proporcionaran si nuestras posiciones se invirtieran. Para tener éxito, no necesito ser Shakespeare; Sin embargo, debo tener un sincero deseo de informar ".
Reportes largos y cortos
John M. Lannon, "Comunicación técnica"
"En el mundo profesional, los tomadores de decisiones se basan en dos tipos generales de informes: algunos informes se centran principalmente en información ('lo que estamos haciendo ahora', 'lo que hicimos el mes pasado', 'lo que encontró nuestra encuesta de clientes', 'lo que sucedió en la reunión del departamento'). Pero más allá de simplemente proporcionar información, muchos informes también incluyen análisis ('qué significa esta información para nosotros', 'qué cursos de acción deberían considerarse', 'qué recomendamos y por qué').
"Por cada informe largo (formal), innumerables informes cortos (informales) conducen a decisiones informadas sobre asuntos tan diversas como las sillas de oficina más cómodas para comprar al mejor recluta para contratar para la gerencia formación. A diferencia de los informes largos, la mayoría de los informes cortos no requieren una planificación extendida, se preparan rápidamente y contienen poco o no tiene información de fondo, y no tiene un tema frontal o final (página de título, tabla de contenido, glosario, etc) Pero a pesar de su concisión, los informes breves proporcionan la información y el análisis que los lectores necesitan ".
Fuentes
Kuiper, Shirley. "Informes comerciales contemporáneos". Dorinda Clippinger, 5a edición, Cengage Learning, 6 de febrero de 2012.
Lannon, John M. "Comunicacion tecnica." Laura J. Gurak, 14a edición, Pearson, 14 de enero de 2017.
Oficina de Educación y Asistencia al Inversor. "Un manual en inglés sencillo". Comisión de Bolsa y Valores de Estados Unidos, agosto de 1998, Washington, D.C.
O'Hair, Dan. "Comunicación empresarial: un marco para el éxito". James S. O'Rourke, Mary John O'Hair, primera edición, Cengage Learning, 7 de abril de 2000.
Sharma "Correspondencia comercial y redacción de informes". 5a edición, Mc Graw Hill India, 1 de julio de 2017.