En el Proceso de comunicación, el "receptor" es el oyente, lector u observador, es decir, el individuo (o el grupo de individuos) a quien se dirige un mensaje. El receptor también se llama "audiencia"o decodificador.
La persona que inicia un mensaje en el proceso de comunicación se llama "remitente. "En pocas palabras, un mensaje" efectivo "es uno que se recibe de la manera que el remitente pretendía. Pueden surgir problemas en ambos extremos que impiden que el mensaje deseado llegue al receptor.
El mensaje y los posibles problemas
Por ejemplo, Paige le hace una pregunta a Bill verbalmente. El mensaje viaja por el aire, el "canal", hasta los oídos de Bill. El responde. Paige es el remitente, la pregunta es el mensaje, y Bill es el receptor y le responde a Paige respondiendo la pregunta.
Existen innumerables áreas y formas en las que podrían surgir problemas incluso en este breve intercambio. Si Paige susurra, Bill podría no oírlo. Tal vez solo escucha una parte y responde a una pregunta que en realidad no se hizo, por lo que Paige está confundida. Tal vez hay ruido de fondo, o la pregunta no está clara. Si Bill está distraído por algo y no le presta atención, podría perderse algunas de las palabras y responder de manera inapropiada, o podría perderse la pregunta por completo de modo que el intercambio debe comenzar de nuevo. Si no está mirando a Paige cuando ella le hace la pregunta, extrañará cualquier lenguaje corporal que proporcione un subtexto a la pregunta.
Si Paige envía un correo electrónico o mensaje de texto a Bill, podrían surgir problemas porque Bill no tiene el lenguaje corporal o el tono de voz de Paige para interpretar, lo que podría agregar información al mensaje. La corrección automática podría haber insertado errores en el texto, o un signo de interrogación faltante podría hacer que una pregunta parezca una declaración.
Todos estos son obstáculos para una comunicación efectiva. El grado de efectividad está determinado por la cantidad de mensaje que entiende el receptor.
Decodificando el mensaje
En el libro, "Comunicación empresarial", los autores Carol M. Lehman y Debbie D. DuFrene lo expone de esta manera:
"La tarea del receptor es interpretar el mensaje del remitente, tanto verbal como no verbal, con la menor distorsión posible. El proceso de interpretación del mensaje se conoce como decodificación. Porque las palabras y señales no verbales tienen diferentes significados para diferentes personas, pueden ocurrir innumerables problemas en este punto del proceso de comunicación:
"El remitente codifica inadecuadamente el mensaje original con palabras que no están presentes en el vocabulario del receptor; ideas ambiguas, no específicas; o señales no verbales que distraen al receptor o contradicen el mensaje verbal.
- El receptor se siente intimidado por la posición o la autoridad del remitente, lo que genera una tensión que impide la concentración efectiva en el mensaje y no solicita la aclaración necesaria.
- El receptor considera que el tema es demasiado aburrido o difícil de entender y no intenta comprender el mensaje.
- El receptor es de mente cerrada y no es receptivo a ideas nuevas y diferentes.
"Con el número infinito de fallas posibles en cada etapa del proceso de comunicación, de hecho es un milagro que ocurra una comunicación efectiva".
Incluso el entorno o el estado emocional del receptor pueden afectar la decodificación del mensaje, por ejemplo, distracciones en el habitación, incomodidad por parte del receptor, o estrés o ansiedad que le permiten al receptor insertar un subtexto que el remitente no intentar. El conocimiento de los contextos sociales o culturales puede dificultar que el receptor capte señales o responda adecuadamente también. Los contextos relacionales también pueden colorear un mensaje, ya que los mensajes de amigos cercanos podrían recibirse de manera diferente que un mensaje de un supervisor de trabajo.
Importancia de la retroalimentación
Cuando no está claro para el remitente que se ha producido una comprensión por parte del receptor, la comunicación continúa, por ejemplo, a través del seguimiento preguntas de cualquiera de las partes, discusión adicional o el remitente dando ejemplos, reformulando la información u otros medios de aclaración para obtener el emisor y receptor en la misma llamada "longitud de onda". En una presentación, el remitente puede mostrar gráficos o imágenes para dejar un punto más claro a la audiencia. o lector
Cuantas más señales y canales tenga el receptor y esté abierto a recibir, a menudo es mejor; por ejemplo, puede ser fácil interpretar mal el tono o el subtexto en un correo electrónico o mensaje de texto, mientras que el mensaje llegaría claramente si el receptor escucha la voz de la persona o está hablando con ella cara a cara cara.
En el libro, "Planificación, implementación y evaluación de programas de comunicación dirigida", autores Gary W. Selnow y William D. Crano señala que el lenguaje corporal y el tono no son solo comunicación del lado del remitente: "La retroalimentación en la configuración interpersonal proporciona una cuenta corriente de la recepción de un mensaje por parte del receptor. Señales obvias como Preguntas directas muestra qué tan bien un receptor está procesando la información. Pero los indicadores sutiles también pueden proporcionar información. Por ejemplo, el bostezo de un receptor, el silencio cuando se esperan comentarios o las expresiones de aburrimiento sugieren que las puertas de exposición selectiva pueden estar en funcionamiento ".
Un receptor también puede tener tono y subtexto en la retroalimentación dada al remitente, como responder con sarcasmo o enojo, que podría perderse si los comentarios son solo de texto, pero probablemente no se perderían si las partes pueden verse o escucharse o ambos.