Un memorando, más comúnmente conocido como memorándum, es un mensaje corto o registro utilizado para interna comunicación en un negocio Una vez que la forma principal de comunicación escrita interna, los memorandos han disminuido su uso desde la introducción de correo electrónico y otras formas de mensajería electrónica; sin embargo, poder escribir notas claras sin duda puede serle útil para escribir correos electrónicos comerciales internos, ya que a menudo sirven para el mismo propósito.
Propósito de las notas
Las notas se pueden utilizar para comunicarse rápidamente con una audiencia amplia, algo breve pero importante, como el procedimiento cambios, aumentos de precios, adiciones de políticas, calendarios de reuniones, recordatorios para equipos o resúmenes de los términos del acuerdo, para ejemplo.
Escribir notas efectivas
La estratega de comunicaciones Barbara Diggs-Brown dice que un memorando efectivo es "breve, conciso, altamente organizado y nunca tarde. Debe anticipar y responder todas las preguntas que pueda tener un lector. Nunca proporciona información innecesaria o confusa ".
Sé claro, concéntrate, sé breve pero completo. Tome un tono profesional y escriba como si el mundo pudiera leerlo, es decir, no incluya ninguna información. eso es demasiado sensible para que todos lo vean, especialmente en esta era de copiar y pegar o "hacer clic y adelante."
Formato
Comience con lo básico: a quien artículo se aborda, la fecha y el asunto. Comience el cuerpo del memorando con un propósito claro, indique lo que necesita que los lectores sepan y concluya con lo que necesita que hagan los lectores, si es necesario. Recuerde que los empleados pueden simplemente leer la nota al recibirla, así que use párrafos cortos, subtítulos y, donde pueda, use listas. Estos son "puntos de entrada" para el ojo para que el lector pueda consultar fácilmente la parte de la nota que necesita.
No te olvides de corregir. Leer en voz alta puede ayudarlo a encontrar palabras caídas, repeticiones y oraciones incómodas.
Memo de muestra sobre el cambio de horario de impresión
Aquí hay una nota interna de muestra de una empresa editorial ficticia que informa a los empleados sobre los próximos cambios de horario debido a un feriado de Acción de Gracias. La producción también podría haber enviado notas separadas a departamentos separados, especialmente si hubiera más detalles que cada departamento necesitara y que no pertenecieran a los otros departamentos.
A todos los empleados
De: E.J. Smith, jefe de producción
Fecha: 1 de noviembre de 2018
Asunto: Cambio de horario de impresión de Acción de Gracias
La producción desea recordarles a todos que el feriado de Acción de Gracias afectará nuestros plazos de impresión este mes. Las páginas impresas que normalmente se enviarían a la impresora a través de UPS un jueves o viernes durante la semana deberán salir antes del 3 p.m. el miércoles 21 de noviembre.
Ventas de anuncios y departamentos editoriales
- Asegúrese de que cualquier persona que le envíe texto o imágenes para su publicación no estará de vacaciones la semana del 19. Establezca plazos antes para cualquier cosa que provenga del exterior.
- Tenga en cuenta que la fotografía interna y los diseñadores gráficos tendrán más trabajo y menos tiempo para hacerlo, así que envíe su trabajo al departamento correspondiente antes de lo normal.
- Por favor no envíe trabajos "apresurados" después del 16 de noviembre. No se puede garantizar que los artículos de respuesta cortos necesarios para la semana de Acción de Gracias se completen en los plazos anteriores y deben pasar por el escritorio del planificador para su aprobación antes de ser asignados. Llegar temprano en su lugar.
Departamentos de Fotografía y Gráficos
- Todos los miembros de la Departamento de arte se le permitirá dedicar horas extras durante noviembre según sea necesario para lidiar con la crisis del comienzo de la temporada de vacaciones y los plazos anteriores.
Gracias de antemano a todos por su ayuda para obtener los materiales lo antes posible y su consideración por el personal del departamento de producción.
Memo de muestra sobre una reunión
El siguiente es un memo de ficción para establecer una reunión con los miembros de un equipo que regresan de una feria comercial.
Para: Equipo de ferias comerciales
De: C.C. Jones, Supervisor de marketing
Fecha: 10 de julio de 2018
Asunto: Reunión de devolución de ferias comerciales
A su regreso al trabajo el viernes 20 de julio, de la feria, planeemos una reunión para el almuerzo del mediodía en la sala de reuniones del ala este para analizar cómo fue el espectáculo. Planeemos discutir qué funcionó bien y qué no, como:
- Numero de dias de asistencia
- Cantidad y tipos de materiales de marketing proporcionados
- Exhibiciones de la cabina
- Cómo se recibieron los obsequios
- La ubicación de la cabina y el tráfico a diferentes horas del día.
- Lo que despertó interés en los transeúntes
- Niveles de personal de stand
Sé que cuando regresas de una feria comercial tienes un millón de cosas que seguir, por lo que mantendremos la reunión a 90 minutos o menos. Venga preparado con sus comentarios y críticas constructivas sobre los aspectos de marketing del programa. Los comentarios de los clientes existentes y los nuevos clientes potenciales se cubrirán en una reunión separada con los equipos de productos y ventas. Gracias por tu trabajo en la feria.
Fuente
Diggs-Brown, Barbara. La guía de estilo de relaciones públicas. 3a ed, Cengage Learning, 2012.